Hur skyddar du dina värdefulla dokument – IT prepping

Hur skyddar du dina värdefulla dokument – IT prepping

Eller en bra backup-plan kan man också kalla det. Att ha dina viktiga dokument tillgängliga vid en SHTF är viktigt. Vid brand/översvämning/inbrott etc så kan det vara helt ovärderligt att ha bilder på det som försäkringsbolaget skall ersätt. I ett större perspektiv kan det bli viktigt att bevisa att du äger din bil, ditt hus, din mark etc. Så att säkra upp dina dokument är otroligt viktigt. Sköter du din backup på bra smart sätt så behöver du inte ens tänka på att backa upp dina data för dagligt bruk.

Alternativ för datalagring

Det finns lite olika alternativ för datalagring och vi behöver börja där så att du vet vad du har att välja på. Självklart finns det massor med alternativ och hundratals appar, så jag väljer några som jag själv tycker är enkla och har erfarenhet av. Det finns definitivt sämre alternativ, och troligen bättre med (tipsa mig gärna)

Molntjänster

Att datat ligger i ”molnet” låter för de flesta ganska konstigt, men du kan enkelt tänka på det som att det ”bara” är en mapp i din dator. Och du kommer ha samma mapp tillgänglig på alla datorer du kommer till, samt i telefon och surfplattor. Vilken molntjänst du väljer spelar inte så stor roll, så kör du Apple har du det mesta igång, med Windows och Android kan du köra (det finns hur många som helst) Dropbox eller Google Drive.

Gemensamt är att du genom att installera ett litet program har allt data på din dator när du behöver det. Så länge du sparar och arbetar i den mappen som molntjänsten använder så är ditt data uppbackat. Utan internetanslutning så kommer du inte ut ditt data, vilket är nackdelen som du måste tänka på.

Jobba lokalt

Arbetar du lokalt, dvs att du sparar dokumenten på den enhet du arbetar på så kommer datat inte vara tillgängligt online eller på andra enheter. Fördelen med att arbeta lokalt är att du har tillgång till datat oavsett nätverksaccess. Blir du av med datorn så är du av med allt data. Du kan använda dropbox för att komma runt detta, så att du sparar data i dropboxfoldern. Med enkla inställningar så ligger datat lokalt på din dator och kopieras sedan till dropbox. Då kommer datat automatiskt kopieras över till alla andra enheter vilket gör att du har en lokal kopia, uppdaterad på alla enheter. Nackdelen är att detta tar utrymme överallt.

Minnespinne

Ett annat alternativ är att använda minnespinne och spara allt ditt data på. Då ligger ditt data på ett ställe och det är upp till dig att bära med dig pinnen till de enheter du vill jobba med. Det är svårt att koppla in ett USB minne till en mobil eller en surfplatta däremot. Jag är dessutom glöms så för mig är detta det sämsta alternativet då jag hela tiden glömmer USB minnen efter mig.

Överkurs, automatiserade kopieringsprogram

Det finns program som robocopy, xcopy etc etc. Du kan känna till det och har du IT skills för det så är de ganska roliga att sätta upp. Känns det som svart magi och mumbo jumbo så hoppa bara över det!

Backup planen

Att ha en backup plan är lika vettigt som att ha lås på dörren eller en hemförsäkring. Det mesta av ditt data kommer du aldrig behöva, men att i förväg veta vad som är viktigt är omöjligt så därför går din backup plan ut på att hålla det du arbetar med just nu nära och lättillgängligt samtidigt som du har ”allt” lagrat och åtkomligt om ifall att du skulle behöva det.

Börja först att titta på var du genererar data och var du lagrar data

Dator

Här har du dokument, egna filmer, egen musik, köpt material, annat innehåll som du skapar etc. Det mesta (om inte allt) använder du några få gånger och sedan faller det ner i den digitala glömskan. Tills dess att du behöver det och då vill du kunna hitta det direkt (nåja, ganska snabbt i alla fall)

Hur säkerhetskopierar vi data

Genom att arbeta med någon av molnklienterna (icloud, dropbox, drive) så hamnar ditt data automagiskt i molnet och säkerhetskopieras så. Din dator däremot… Det kräver lite mer. Du har troligen en dator som går att göra factory reset på (det betyder att du raderar allt data, förutom det som fanns installerat från första början. Datorn är fortfarande repig och smutsig på utsidan, men på insidan är det skinande rent, allt ditt data, alla inställningar, patchar, bugfixar och inte minst program är *simsalabim* borta!

Mobiltelefon

På mobilen konsumerar du en hel del, men du skapar troligtvis ganska mycket med. Mobilen har en utmärkt kamera som du bör använda för att fota kvitton, värdesaker, årsbesked etc. Här blir det lite svårt för det är extremt få som bryr sig om att sätta sig och skriva bildtexter till allt de fotar. Det gör att det blir svårare att hitta bilderna i efterhand. De flesta bildtjänster taggar automatiskt plats och tidpunkt vilket gör det lite lättare att hitta i efterhand. Det är också få som tar bort bilder de inte vill ha i efterhand, så det kan du strunta i. Du kommer också ha mängder av bilder i flera kopior, till exempel en bild du tagit som du laddat upp på instagram ger dig två versioner av bilden (om du använder standardinställningar)

Hur säkerhetskopierar vi data

Du behöver backa ditt data i två steg. Dels själva telefonen, men även de bilder du tar. Moderna telefoner har en backupfunktion inbyggd. Sätt dig in i hur det fungerar med Samsung, iphone, Huawei, Sony eller vad du nu använder. Med automagi så kan du när du har en ny telefon i handen välja att återställa data och *poof* så är allt tillbaka. Eller det mest i alla fall. De flesta gångerna. Generellt sett så kommer du inte ha orginalinnehåll (innehåll du skapat på mobilen) på telefonen, förutom bilder så det är egentligen ingen katastrof förutom att det är skitjobbigt att återställa alla lösenord, wifiinställningar och komma ihåg alla ”livsviktiga” appar som var installerade.

Bilderna är för viktiga för att lita på systemåterställningen. Dessutom vill du säkerställa att bilderna finns tillgängliga någon annanstans med, så att om du inte får någon ny telefon så har du dem ändå.

Min personliga favorit är Google Photos (Google Foto). Säkerhetskopieringen av bilder fungerar utmärkt och det finns tillräckligt mycket inställningar för att göra en klåfingrig IT nörd nöjd. Dessutom skapar assistenten roliga filmer, collage och andra överraskningar vilket är kul. Webbgränssnittet är kraftfullt och ger mig det jag behöver. Detta fungerar utmärkt i ios (Apple iphone och ipad alltså) världen med.

Nu har vi säkerställt att dina bilder säkerhetskopieras separat och att du kan återställa telefonen om du vill det (vi går inte in på den evighetslånga diskussionen om det är bättre att återställa helt eller att starta från noll…)

Överkurs

Skapa olika mappar för sådant du vill spara, typ kvitton, bilder på barnen, bilder på husdjuren, bilder på årsbesked etc så slipper du vada genom högar av bilder som du glömt bort att du tagit.

Surfplatta

På surfplattan är det ganska lite innehåll som skapas, och generellt sett så är det innehåll som hamnar på andra platser. Redigerar du video och ljud så vill du se till att det datat sparas. I ios världen är detta lite knepigt då deras produkter inte ar filsystem utan det är varje app separat som hanterar sina egna filer. Därför bör du ställa in icloud så att allt sparas i det ”molnet”. Vissa appar tillåter andra sparningsplatser och då tycker jag att du skall använda detta, till exempel google drive eller dropbox. Varför? Då har du allt på ett ställe från första början. Mycket viktigt i kommande steg! För andra så är dropbox eller google drive din vän. Spara det med dessa så har du direkt tillgång til materialet på andra platser.

På samma sätt som med mobilen så skall du se till att enheten säkerhetskopieras så att du enkelt kan återställa den. Google tar hand om dina bilder hos android och hos apple så är det bildströmmen och icloud som säkrar dina bilder. Observera att telefon och surfplatta är ”end point” i deras värld. Här slank det ut ytterligare lite IT mumbo jumbo, men det betyder att datat kommer ner till telefon/surfplatta, men lagrat data kan inte skickas tillbaka till annan enhet. Det är som en envägsventil. Datat kommer dit, men inte därifrån. Du förstår va?

Tillgänglighet

Viss typ av data vill du komma åt snabbt, som till exempel dokumentet du arbetade med förra timmen. Dessa vill du skall propageras (fint IT ord för att magiskt teleporteras) till alla enheter. En bild på ett kvitto behöver du med största sannolikhet inte ha ögonblicklig tillgång till, men det är skönt att veta att det finns den dagen du behöver det.

Säkerhetskopiera ditt data från molnet

Nu när dina dokument och bilder ligger i molnet, samt att dina telefon/surfplattekonfiguration ligger hos tillverkaren så är det dags att fundera på hur du samlar detta så att du kan få access till det, även om google, apple, amazon, dropbox och alla andra ligger nere. Ja, det kan hända.

Därför skall jag nu introducera ett nytt begrepp – offline backup

Offline backuppen har allt ditt data, det är en ”slutlagring” dit du med jämna mellanrum (beror på din ambitionsnivå och riskanalys) kopierar allt ditt data. Det heter offline backup just för att backuppen skall vara offline, dvs inte på nätet. Inte i din dator. Helst skall den inte vara hemma hos dig ens. Detta då en inbrottstjuv tenderar att ta allt den kommer över. Om du blir av med dina enheter, och din backup så blir det jobbbigt. Har du följt min guide så har du ju iofs backup på allt i molnet och klarar dig ändå, men som vanligt så är det one is none, two is one. Just därför så Onlinebackuppen för enkel åtkomst och offlinebackuppen för att inte vara beroende av molntjänster.

Offlinebackuppen är ett usb minne eller en portabel hårddisk som du helt enkelt kopplar in till datorn och kopierar över allt till. Det kommer ta en stund så preppa (hehe) med några goda öl, lite gustavskorv och en bra rulle. Du får stilpoäng om du gör två kopior av ditt molndata. One is none, two is one – remember? På detta sätt kan du ha den ena backuppen hemma och den andra hos en släkting, vän eller i bankfack.

Det här skulle jag rekommendera dig att göra en gång per år. Det beror ju självklart på din riskanalys, men det är datat skall du bara ha om allt annat är förlorat. Ett tips är att göra det samma dag eller dagen efter du roterar ditt vatten, eller funktionstestar din elektronik.

Receptet för att skapa en bra backup plan

  1. Använd en molntjänst (jag föredrar Google Drive och Google Photos så jag rekommenderar det) och installera appar på dina enheter för drive och Photos.
  2. Gå in under inställningar på din telefon/surfplatta och gör så att denna säkerhetskopieras. Då detta skiljer mellan tillverkare och modeller så får du googla [din telefon/surfplatta och säkerhetskopiering] för att hitta hur du gör
  3. Arbeta med dina dokument i den mapp som är molntjänstens installerade mapp. Använder du PC och har installerat Drive så hittar du den i enhetshanteraren.

Nu vet du att allt backas upp, att du har tillgång till allt du behöver och att du är säker på att du kan komma åt allt, jämt. Det är bitvis enkelt och kräver bitvis lite engagemang från dig men det är värt att börja med det för sedan kan du helt strunta i det.

Vad är det värsta som kan hända

Fråga inte mig det, fråga dig själv det. Struntar du i alla bilder du har så behöver du ju inte ta säkerhetskopia på dem. Om du inte har hemförsäkring så behöver du ju inte bilder på ditt lösöre eller kopia på kvitton för att få ersättning. Men sätt dig in i situationen att din telefon blir stulen. Vad skulle du sakna då? Eller din dator? En känd stockholmsmusiker hade inbrott i början av 2018 och gick ut i radio för att få tillbaka sina… Hårddiskar. Inte instrumenten. Inte datorerna. Inte värdesaker. Utan sina hårddiskar där åratal av arbete var lagrat. Säkerhetskopian som låg hemma hade också blivit stulen. Här nedan har jag försökt gruppera det “värsta” som kan hända i lite olika scenarios.

Typ inte SHTF

Du blir av med datorn, mobilen eller surfplattan (ta några färre öl på krogen nästa gång så blir du inte av med den!). Katastrof för de flesta, men inte för dig. Installera till exempel google drive och google photos, allt är tillbaka. Ditt största problem kommer vara att få ut ersättning från försäkringsbolaget för de förlorade sakerna…

Lilla SHTF

Ditt hus har precis brunnit ner. Du kommer hem efter semestern och du har haft inbrott. Det var översvämning och alla elektronikprylar är numera flytande… Förhoppningsvis drabbas du inte av alla tre samtidigt, men för ditt data så spelar det ingen roll. Det är kvar! Dina device är borta och din offlinebackup som du stoppade i vapenskåpet/strumplådan är borta. Du har ju allt data online så det spelar egentligen ingen roll. Du är dessutom dubbelsafe för visst gjorde du en extra offlinebackup och stoppade i Mammas strumplåda? Som sagt, du har kvar ditt data!

SHTF på riktigt

Sverige stänger sina gränser, fysiskt och elektroniskt. Servrar går ner till höger och vänster på grund av hacker attacker. Upplopp tvingar dig att fly. En sådan här sitiuation kommer ju inte komma som en överraskning, från en minut till en annan. Om din riskanalys gör att detta är ett kommande scenario så är det dags att säkra ditt data. Den ena backuppen virar du i aluminumfolie, sedan plastfilm, sedan toalettpapper, sedan ytterligare ett lager med alufolie och plastfilm. Detta ger ett hyggligt skydd mot fukt. En ziplockpåse eller två är bra, och om du har en vacpac maskin så använder du den till att skapa en bra förpackning.

Den här backuppen skall du gräva ner. Välj en rabatt, odlingsland eller liknande – annars syns det att du grävt där nyligen. Alternativt är en fågelholk riktigt bra. Välj något som du kan förklara för andra vart det är om du själv blir förhindrad att återvända själv. Den andra backuppen lägger du i ett vattentätt, stötskyddat fodral och tar med dig.

TEOTWAWKI

En av de värsta sakerna som kan hända är att någon elak person tvingar dig att byta från android till ios, eller från ios till android. Eller PC till Mac eller vice versa… Det är en äkta TEOTWAWKI situation. Det innebär nämligen en The End Of The World As We Know It på riktigt. Allt du kan kommer vara värdelöst. Inget ligger på rätt ställe och du kommer inte hitta dokument och data någonstans. Då är det otroligt skönt att jobba mot molnet eftersom allt finn där som när du lämnade det senast.

Keep calm and återställ

När du har en enkel och stabil backupplan som jag visat här ovan så kan du vara lugn oavsett vilken skit som träffar fläkten. Oavsett händelse här ovan så blir gången densamma.

  1. Återställ surfplatta, telefon eller dator från grunden. Google hjälper dig. Googla [factory reset och din modell]. Nu är allt gammalt borta
  2. Återställ din säkerhetskopia på surfplatta eller mobil. Du får upp detta som val efter det att du total resettat din enhet. Ibland kommer det direkt i processen och ibland kommer det senare.
  3. Se till att du har bra med batteri i din enhet (det betyder att du skall plugga i laddsladden)
  4. Se till att du har bra internetanslutning som inte kostar pengar för överfört data.
  5. Installera klienten och apparna för den molntjänst du valt – till exempel Google Drive och Google photos
  6. Keep calm and återställ. Ja alltså du behöver inte göra något. Apparna ser till att du har tillgång till allt data på dina enheter. Det tar lite tid (beroende på mängden data) så du kan äta lite mer Gustavskorv, dricka några goda öl och titta på en bra serie, varför inte America Unplugged?
  7. Klart, allt är fixat