Jag gör massa saker och har ett krävande arbete. Jag har fritid och gör saker med mina barn och tränar (nåja, ibland blir det mindre än andra gånger)
Några som har sett min kalender frågade mig hur jag hinner med allt jag gör. För mig handlar det väldigt mycket om att ha lite ställtid och hela tiden veta vad jag gör nu, vad nästa uppgift är och att jag är säker på att det jag gör just nu är det som ger mest effekt.
Egentligen är jag ganska lat. Och har lätt för att glömma saker. Därför har jag genom åren utvecklat en del arbetssätt som gör det lättare för mig.
Det här är min lista på hur jag tänker.
Våga vara otillgänglig
Du måste inte vara tillgänglig och finnas till hands jämt och ständigt ”Kyrkogården är full av människor som kunde ersättas” har någon klok människa sagt. Kan de du arbetar med bli stjärnor genom att du ”krattar manegen” för dem så kommer du bli framgångsrik genom deras framgång.
Ha tillgång till allt överallt
Inget stör mig mer än att sitta på ett ställe och inse att det jag behöver (mail/dokument etc) finns på annan plats. Ju mer man har sökbart, desto lättare blir det att hitta.
Ta vara på dödtid
5 minuter innan ett möte. 3 minuter när du väntar på tunnelbanan. X minuter innan du skall börja med Y. Se till att du vet vad du behöver göra, vad du kan göra och ha det tillgängligt när det finns möjlighet att göra det.
Mailen är inte viktigast
Låt inte mailen planera din dag. Du planerar dagen, och att hantera mailen bör vara del av det. Men det är inte inkorgen som är din att göra lista.
Planera, prioritera, följ upp
Inför varje dag. Planera saker som görs först och som skall vara klara innan dagen är slut. Ta med saker som du behöver göra. Fyll sedan på med saker du vill göra. Planera rimligt (så att du hinner med hela listan). Prioritera sakerna på listan så att du vet när du skall göra vad, och i vilken ordning. Följ upp när dagen är slut med hur det gick. Flytta det som inte blev klart till nästa dag. Prioritera om. Börja om från början nästa dag.
Skriv mötesanteckningar
Så många slarvar med detta vilket för mig enbart är slöseri med tid. Skriv mötesanteckningar under mötet. När mötet är slut skickar du ut det till alla som är med på mötet. Du får koll på vad som bestäms. Alla vet vad som skall göras, av vem och när.
Det här kräver att du kan skriva bra mötesanteckningar, men det kommer i ett annat inlägg. Dessutom blir det sökbart, vilket gör att du inte behöver komma ihåg saker – utan kan leta reda på dem när du behöver dem.
Var får du mest effekt av dina handlingar
Få aktiviteter under en dag ger riktigt bra effekt. Det svåra är att hitta just de aktiviteterna som ger bäst utväxling, och som behöver bli gjorda. Men genom att prioritera, planera och följa upp kontinuerligt lär du dig var du får mest effekt av dina handlingar. Lägg mest energi där, så får du ut mest effekt av spenderad tid.
Delegera
Vad är du så rädd för? Att det skall visa sig att någon annan kan göra ditt jobb bättre? Då är du på fel ställe! Låt andra få möjlighet att utvecklas. Du kommer utvecklas av det med. Men se upp – delegering är en svår konst.
Ha en tydlig prioriteringsordning
När du vet vad du inte skall göra, vad som kan göras av andra och vad du verkligen behöver göra – då är det dags att bestämma hur du prioriterar. Prioritera som i ”om de här aktiviteterna som alla är jätteviktiga inte går att genomföra innan de skall göras, vilken droppar jag då?”.
Möte på jobbet. Föräldramöte. Träning. AW med polarna. Vilka droppar du?
Månadsrapport, personalmöte, leverantörsförhandling – en hinner du inte med. Vilken skjuter du på, och varför?
Bra saker som är rätt för mig:
· Remember the Milk
GTD, 7habits, vardagseffektivitet helt enkelt. En att göra lista för allt.
· Read it later
läs när du har möjlighet att ta det till dig – inte när du ser det
· Simplenote – anteckningsblock
Skriver upp saker en gång. Sökbart. Tillgängligt överallt
· Imap
Samma mail överallt, tillgängligt och sökbart
· Dropbox – filer och dokument
Tillgängligt och sökbart överallt
Prioritera dig själv
för stort ämne, för det behöver ett eget inlägg. Ta hand om dig själv! Var självisk och se till att du får den tid du behöver. (skriver mer om det i ett annat inlägg)
Bonustips
1. Skaffa en egen domän med catch-all
Vet du inte vad catch all är eller hur du skaffar en egen domän så är detta inte för dig.
För er andra, lämna ifrån dig olika mailadresser till olika nyhetsbrev och siter när du registrerar dig. Får du spam från någon site är det bara att skapa en redirect till avsändaren så slipper du mailen. Och du skyddar din riktiga, viktiga mailadress så du slipper sortera bort skitpost.
2. Var smart i din mailhantering
Det här är ett sätt att göra det på, sorterat utifrån hur jag behöver mailen. 150 mail är hur mailkorgen ser ut efter en dag. Jag arbetar varje dag med att ha noll mail i inkorgen, så här ser det ut innan jag börjar.
Inspirationsläsning
Sedan finns det två bra länkar att läsa för inspiration:
18 sätt att inte döda dina möten